Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomi-Kuuba-seura ry

Osoite: Vellamonk. 30 B, 00550 HELSINKI

Muut yhteystiedot: www.kuubaseura.fi

info@kuubaseura.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Riitta Velin, jäsenrekisterin hoitaja

Yhteystieto: info@kuubaseura.fi

Rekisterin nimi

Suomi-Kuuba-seura ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterissä ovat Suomi-Kuuba-seura ry:n varsinaisiksi tai kunniajäseniksi tai vapaajäseniksi hyväksytyt henkilöt sekä yhdistyksen yhteistyökumppanit. Eronneiden ja erotettujen jäsenten tiedot poistetaan välittömästi eroamisilmoituksen tai erottamispäätöksen jälkeen.

Jäsenrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi. Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot jäseneksi liittymisen yhteydessä:

• etu- ja sukunimi
• sähköpostiosoite jäsenmaksulomakkeen ja jäsentiedotteiden lähettämistä sekä muuta yhteydenpitoa varten
• postiosoite seuran Cuba sí -lehden lähettämistä varten ja muun paperisen jäsenpostin postitusta varten
• puhelinnumero

Rekisterissä pidetään yllä myös seuraavia tietoja:

• jäseneksi liittymispäivämäärä (jos tiedossa)
• tiedot maksetuista ja maksamattomista jäsenmaksuista

Tapahtumien kuten prikaatien, matkojen ja vierailujen yhteydessä voidaan tapahtuman luonteen mukaan kerätä ilmoittautuneilta yhteystietoja esim. puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä muita tietoja, joita esim. ulkopuolinen tapahtumajärjestäjä/ ravintola tarvitsee. Näissä yhteyksissä kerättyjä tietoja ei tallenneta yhdistyksen rekisteriin eikä säilytetä tarvetta pidempään.

Sähköiseen henkilörekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään suoraan jäseneksi liittyvältä hakemisen yhteydessä. Jäsenillä on mahdollisuus itse päivittää tietonsa yhdistyksen nettisivuilla olevan lomakkeen kautta tai ottamalla yhteyttä jäsenasioita hoitavaan yhteyshenkilöön.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen. Liittyessään seuran jäseneksi henkilö suostuu siihen, että hänen nimensä ja osoitteensa toimitetaan painotaloon (Printhaus) lehden postitusta varten.

Yhdistyksen järjestämille matkoille ilmoittautuessaan jäsenen antamia tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle matkanjärjestäjälle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot siirtyvät sähköpostin välityksellä henkilölle, joka ylläpitää yhdistyksen rekisteriä. Palvelunympäristö on vartioidussa ympäristössä ja sisäänpääsy sinne annetaan ainoastaan luvan saaneille.

Suomi-Kuuba-seura ry:n sivusto ei tallenna evästeitä käyttäjän selaimen avulla tietokoneen selaimen välimuistiin.

Jäsenrekisterin käyttöoikeus on Suomi-Kuuba-seura ry:n hallituksen nimeämillä toimihenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja seuran tehtävissä. Jäsenrekisterin hoitaja tallentaa myös tiedot jäsenten jäsenmaksuista. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

Rekisteri ei sisällä henkilörekisterilain 11 §:ssä mainittuja arkaluonteisia tietoja.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tarkistuspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti postitse tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.

Oikeus vaatia tiedon korjausta

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä virheellisen tiedon antaneen toimijan kanssa.

Korjauspyyntö osoitetaan kirjallisesti postitse tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.